山医大汾院院字（2012） 号
关于印发《亿贝平台登录
档案归档办法》的通知
各系（部）、处（室）、馆、中心、集团：
为进一步促进我院档案管理的规范化，强化各部门档案工作职责，切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平，根据国家和山西省有关法律、法规和档案、保密等管理规定，制订了《亿贝平台登录档案归档办法》。现印发给你们，请遵照执行。
二〇一二年十一月二十二日
抄送：亿贝平台登录委各部（委、室），各亿贝平台登录总支（直属支部），工会，团委
内发：书记，院长，副书记，纪委书纪，副院长
共印40份
亿贝平台登录档案归档办法
为进一步规范我院档案资料的归档工作，保证应归档资料的齐全完整，提高工作效率和质量，使档案资料更好地为学院改革发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等有关法律规定，结合我院实际，特制订本办法。
一、立卷单位的职责、任务和立卷的要求
1、各部门均为立卷单位。承办人应该把办结的档案资料及时交给部门兼职档案员。各部门兼职档案员要按照立卷归档的要求，将阅办完毕的文件以及会议文件（包括照片、录音、光盘等）随时整理归卷、集中管理，年终复查调整，及时移交综合档案室。
2、各部门兼职档案人员要对照学院的档案管理规定，检查本部门归档资料的齐全、完整与准确性，整理完毕后，编制移交清册，由部门负责人签字核准后移交学院综合档案室。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
3、兼职档案员必须保管好已归档和正在办理的档案资料，严防遗失和失密泄密。已归档的资料，利用时应进行登记；归还时注销，并将文件放入原卷内。
4、兼职档案员调离工作或短期离职时，应该认真做好保存档案资料的交接手续，不得擅自带走或随意销毁。
5、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。归档的文字材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
6、归档的档案资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的档案资料。归档后不得更改。非纸质材料应有文字说明，并与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
二、综合档案室立卷的要求
1、案卷质量总的要求是：遵循档案资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2、归档的档案资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、归档的文书类文件材料以卷为单位整理，按内容归类，以卷归档。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
4、归档文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔填写页号。
5、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应采用三孔一线的方法装订。
6、为了便于装订和使用，案卷厚度一般不超过二公分；如文件过多时，可分册立卷。
7、归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。
8、归档的录音、光盘应标明录音、录像内容和形成时间，并单独编制目录。
三、归档交接
1、各部门每年度形成的案卷，一般应在次年6月底前向档案室移交。
2、移交档案资料时，档案部门应检查归档资料的质量，交接双方应认真核对移交清册，经部门负责人、档案室负责人审查签字后，由双方交接人签字。移交清单（册）一份交档案室，一份存档案移交处室留存。档案移交后，如果有些案卷需要继续使用，可以补办调阅手续；使用完毕后，应及时归还。
3、临时机构形成的文件，也应按照上述办法整理立卷，在工作全部结束后完整地向档案室移交。
四、归档范围
档案资料具有重要的参考价值和可靠的凭证作用，凡是我院在贯彻执行亿贝平台登录和国家的方针政策、法律法规，从事教育教学、亿贝平台登录政管理以及后勤服务等工作中形成的档案资料均属于归档范围。具体可分为：
1、亿贝平台登录建工作形成的档案资料。
（1）亿贝平台登录务综合性工作、亿贝平台登录员代表大会或亿贝平台登录组织其他有关会议。其中包括亿贝平台登录务工作部下发的文件。
（2）亿贝平台登录组织建设、亿贝平台登录员和亿贝平台登录员干部管理、纪检监察工作、重要政治活动或事件。
（3）宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作。其中包括《汾阳学院》报。
（4）职工代表大会、工会妇联工作、共青团及学生社团工作。其中包括工会、团委下发的文件。
2、行政管理工作形成的档案资料。
（1）亿贝平台登录班子任命、构成及变更，内部机构及变更。
（2）亿贝平台登录班子活动。
（3）综合性行政事务，文秘、机要、保密、信访等工作。
（4）纪检监察及审计工作。其中包括工程审计报告。
（5）部分人事管理工作。其中包括人事处下发的函件及人事报表。
（6）后勤福利、住房管理、医疗卫生工作等。
（7）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。
3、教学管理工作形成的档案资料。
（1）教学与实验室建设、专业设置。
（2）招生工作。其中包括历年招生简章、招生底册。
（3）学籍档案。其中包括所有学生成绩册。
（4）课堂教学与实践过程中形成的文件。包括教学任务表、教学进程表、周时数分配表、课程表等。
（5）毕业生工作。包括历届学生名册、毕业证学位证发放表、毕业生就业派遣花名册、学位授予统计表等。
（6）教材。包括我院人员主编、参编教材、讲义等。
（7）外事档案。包括外教、出国交流活动等。
4、科技研究工作形成的档案资料。
（1）科研项目的调研、申报及其他学术活动形成的文件材料。
（2）科研项目的下达、报奖等。
5、基本建设工作形成的档案资料。
（1）基建项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。
（2）基建项目的设计。
（3）基建项目的施工。
（4）基建项目的监理。
（5）基建项目的竣工和验收。
（6）基建项目的评奖和创优。
（7）基建项目的使用、维修、改建、扩建。
（8）事故分析和处理。
6、会计工作形成的档案资料。
（1）会计凭证。
（2）会计帐簿。
（3）会计财务报告及报表。
（4）其他文件材料。
7、其他对学院有保存价值的档案资料。
五、本办法由综合档案室负责解释。
六、本办法从下文之日起实施，原规定同时废止。
